Předejte jasné informace hned ze začátku
Řekněte předem všem účastníkům, kdy a kde se schůzka koná a stanovte přesně její čas. To se týká nejen doby zahájení ale i jejího konce. Pokud předem určíte v kolik hodin porada končí, budete se spíše věnovat podstatným záležitostem a nemarnit čas nad detaily.
Zajistěte příjemnou atmosféru
Ověřte si, že místnost, ve které se bude porada konat je uklizená a teplota je optimální. Pokud bude porada delší, připravte sklenice a vodu. V případě, že by se účastníci necítili komfortně, jejich kondice se samozřejmě odrazí i na kvalitě porady. Neplánujte poradu na páteční odpoledne, kdy už jsou všichni myšlenkami na víkendovém odpočinku.
Stanovte pevně téma a konkrétní otázky, které je třeba vyřešit
Aby nedošlo ke zdlouhavému povídání o všem možném, držte se jasně zadaného tématu. Všimněte si televizních debat, kde moderátor usměrňuje hosty větou „toto není předmětem dnešní diskuse“. Stejně tak byste měli vést pracovní poradu. Oznamte účastníkům předem, že se na schůzi budou probírat konkrétní okruhy, ke kterým si mají předem prostudovat/připravit podklady. Zamezí to dalšímu zdržování.
Dejte slovo všem
Snažte se poradu usměrňovat tak, aby všichni dostali prostor pro vyjádření. Často se stává, že během porady hovoří extrovertní jedinci, zatímco názory stydlivějších účastníků zůstávají opomenuty. Podněcujte konkrétní osoby k tomu, aby vyslovili své nápady a myšlenky. Všichni pracovníci by měli vyjádřit své postoje, aby se cítili uznáni a váženi.
Udělejte z porady jasné závěry
Vyslovte odpovědi na otázky, které byly během schůze řešeny. Ujistěte se, že jim všichni porozuměli a odchází z porady s jasně stanovenými úkoly, které mají v následujícím období vykonat.
Důležité také je, vytvořit z porady zápis. Stačí vystihnout podstatné myšlenky, závěry a úkoly do budoucna, které schůze přinesla. Uvidíte, že pokud bude účastníkům porada připadat smysluplná, začne být pro firmu užitečným nástrojem, namísto zdlouhavého povídání o podružnostech.